출입대장 양식과 방문자 정보를 최소로 적는 법

출입대장은 개인정보를 모아 둔 장부

방문자에게 이름과 회사를 받아 적는 순간, 그 종이는 개인정보 보호법이 적용되는 개인정보 파일이 됩니다. 회사 안에서 도는 문서와 달리 남의 정보를 모아 두는 장부입니다.

출입 관리의 목적은 누가 언제 들어오고 나갔는지 아는 것입니다. 이름, 소속, 방문처, 들어온 시각과 나간 시각이면 그 목적에 닿습니다. 그래서 이 서식에는 그 칸만 두었고, 연락처와 차량번호 칸은 두지 않았습니다. 필요한 사정이 따로 있을 때만 칸을 더하는 편이 순서에 맞습니다.

다음 사람에게 보이는 앞사람 줄

종이 대장만의 문제입니다. 스무 번째 방문자가 자기 줄을 쓰려면 앞의 열아홉 줄을 보게 됩니다. 이름과 회사, 누구를 만나러 왔는지가 함께 보입니다.

보유기간과 파기

개인정보 보호법 제21조제1항은 보유기간이 지나거나 처리 목적을 이룬 개인정보를 “지체 없이” 파기하도록 정합니다. 파기하려면 먼저 기간이 정해져 있어야 합니다. 그래서 이 서식은 표보다 앞에 보유기간 칸을 두었습니다. 회사의 개인정보 처리방침에 적어 둔 기간과 같은 값을 적고, 그 기간이 지난 장은 파쇄합니다.