기안용지 양식과 전결·합의란, 보존년한 적는 법

전결로 끝난 문서의 결재란

기안용지에서 가장 흔한 흔적이 비어 있는 결재란입니다. 부장 전결로 끝난 문서인지, 이사 결재를 받지 못하고 멈춘 문서인지 종이만 봐서는 구분되지 않습니다. 몇 달 뒤 그 기안을 다시 꺼내는 사람은 그 빈칸부터 물어봅니다.

합의란과 결재란의 차이

합의는 관련 부서가 이 내용에 동의한다는 표시이고, 결재는 결정권자가 시행을 승인한다는 표시입니다. 순서도 다릅니다. 합의를 먼저 받고 결재로 올립니다.

문서마다 다른 보존년한

근로기준법 제42조는 “사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다”고 정합니다. 상법 제33조제1항은 “상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다”고 정합니다.

기안 내용이 계약·거래에 관한 것이면 10년, 근로계약에 관한 것이면 3년으로 갈립니다. 보존년한 칸은 그 판단을 문서를 만들 때 한 번 하고 넘어가라고 있는 칸입니다.