구매의뢰서 양식과 발주서로 쓰면 안 되는 이유

의뢰서와 발주서는 다른 문서

구매의뢰서는 사내에서 “이걸 사도 되겠느냐”를 묻고 결재를 받는 문서이고, 발주서는 거래처에 “이 조건으로 주문한다”고 보내는 문서입니다.

그런데 결재가 끝난 의뢰서를 그대로 메일이나 팩스로 보내는 일이 흔합니다. 의뢰서에 적혀 있는 것은 희망 단가와 희망 납기일입니다. 확정 단가, 대금 지급 시기와 방법, 검수 기준, 하자 처리, 지연 시 책임이 빠진 채로 주문만 나간 셈이 됩니다.

하도급거래의 서면 발급 의무

상대가 수급사업자이고 제조·수리·건설·용역 위탁이라면 하도급법이 적용됩니다.

의뢰서는 사내 결재 기록이지 상대방에게 발급하는 서면이 아닙니다. 의뢰서만 보내고 발주서를 따로 내지 않으면 이 의무를 이행하지 못한 것이 됩니다.

두 문서를 가르는 기준

이 서식은 왼쪽 칸만 담고 있습니다. 의뢰서가 답해야 하는 질문은 “이 돈이 어느 예산에서 나가고 얼마가 남는가”이지, “얼마에 사기로 했는가”가 아닙니다. 예산 과목과 예산 잔액 칸을 둔 것도 그래서입니다.