근로자 명부 (근로기준법 시행규칙 별지 제16호서식)

왜 필요한가

근로기준법 제41조제1항은 “사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다”고 정합니다. 다만 같은 항 단서는 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해서는 명부를 작성하지 않을 수 있도록 하고, 근로기준법 시행령 제21조는 그 범위를 사용기간이 30일 미만인 일용근로자로 정합니다.

본사에서 전 직원 명단을 한 파일로 관리하고 있어도, 지점이나 공장이 별도의 사업장이라면 그 사업장에 명부가 있어야 합니다. 근로감독은 사업장 단위로 이뤄집니다.

법정 필수 기재사항

법 제41조제1항이 직접 정한 것은 성명, 생년월일, 이력이고, 나머지는 대통령령에 위임되어 있습니다. 근로기준법 시행령 제20조가 명부에 적을 사항을 아홉 가지로 정하고, 시행규칙 별지 제16호서식(2024. 7. 29. 개정)이 그것을 칸으로 옮겨 두었습니다.

학력은 필수 기재사항이 아닙니다. 시행령 제20조는 학력을 따로 들지 않습니다. 같은 조가 “고용노동부령으로 정하는 바에 따라” 적도록 한 현행 서식도 이력 칸에는 경력을 두고, 학력·병역 사항·기능·자격 사항·교육 이수 내역은 “기타 사항”에 필요할 때 적게 했습니다.

제8호는 사망도 포함합니다. 서식에는 사망 칸이 따로 없지만, 근로자가 사망해 근로관계가 끝났다면 해고·퇴직과 마찬가지로 그 연월일과 사유를 남겨야 합니다. 해고일만 적고 해고 사유를 비워 두는 것도 제8호를 채우지 못한 것입니다.

제41조제2항은 “제1항에 따라 근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다”고 정합니다. 부서 이동이나 계약 갱신처럼 항목이 바뀌면 그때마다 고쳐야 하고, 연 1회 일괄 갱신하는 방식은 이 문언과 맞지 않습니다.

자주 틀리는 지점

사내 인사기록카드로 대신할 수 있다고 보는 경우가 많습니다. 인사기록카드에 위 항목이 모두 들어 있으면 실질적으로 명부 역할을 하지만, 고용 연월일이나 퇴직 사유가 비어 있는 양식이 흔합니다.

퇴사자를 명부에서 지우는 것도 잘못입니다. 제42조가 근로자 명부를 3년간 보존하도록 정하고 있으므로, 해고·퇴직·사망 연월일과 그 사유를 적어 남겨 두어야 합니다. 퇴사와 동시에 행을 삭제하면 보존 의무 위반이 됩니다.

일용근로자 예외를 넓게 적용하는 것도 위험합니다. 근로기준법 시행령 제21조가 명부를 작성하지 않을 수 있다고 정한 것은 사용기간이 30일 미만인 일용근로자뿐입니다. 일용근로자라도 사용기간이 30일 이상이면 명부에 올려야 하고, 일용이 아닌 단시간·기간제 근로자는 기간이 짧아도 이 예외에 들지 않습니다. “단기 아르바이트니까 명부는 안 만들어도 된다”는 판단은 근거가 없습니다.

비슷한 서류와 무엇이 다른가

근로기준법 시행규칙 제16조제2항은 사용자가 근로자 명부와 임금대장 서식을 통합해 쓰거나 서식을 바꿔 쓸 수 있도록 하고 있어, 한 파일에서 두 장부를 함께 관리해도 됩니다. 항목이 다 들어 있기만 하면 됩니다.

4대보험 신고서와 헷갈리는 경우도 있는데, 신고서는 공단에 제출하는 서류이고 명부는 사업장이 보관하는 장부입니다. 신고를 했다고 명부 작성 의무가 사라지지 않습니다.

명부에 적는 고용 연월일은 4대보험 자격취득일과 같은 날이 되는 것이 보통입니다. 한 달 보험료가 얼마인지는 사업주 몫을 4대보험 사업주 부담금 계산기에서, 근로자 공제분을 직장인용 4대보험 계산기에서 미리 볼 수 있습니다. 두 계산기 모두 입사일을 받지 않으므로, 입사한 달에 보험료가 붙는지는 계산해 주지 않습니다.

지키지 않으면

근로기준법 제116조제2항은 제41조(근로자 명부)와 제42조(계약 서류의 보존)를 위반한 자에게 500만원 이하의 과태료를 부과하도록 정합니다. 미작성과 미보존이 각각 별개의 위반입니다.

3년의 보존 대상에는 근로자 명부 외에 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급 방법과 임금 계산의 기초에 관한 서류 등 “근로계약에 관한 중요한 서류”가 포함됩니다.

함께 보면 좋은 것

명부는 채용할 때 만듭니다. 그때 함께 챙길 다른 기한은 직원 첫 채용 체크리스트에 있습니다. 채용 전에 실제 비용을 확인하려면 4대보험 사업주 부담금 계산기에 예정 급여를 넣어 사업주 부담액을 보고, 직원 급여에서 뗄 근로자 공제액은 직장인용 4대보험 계산기에서 따로 확인하는 편이 낫습니다. 두 쪽이 한 화면에 함께 나오지는 않습니다.

• 임금대장: 명부와 통합해 쓸 수 있는 짝 서식
• 근로계약서 필수 기재사항과 과태료가 아닌 벌금: 같은 3년 보존 대상
• 직원 한 명에 실제로 드는 돈: 급여 300만원일 때 총인건비 내역