직원 첫 채용 체크리스트: 기한이 붙은 다섯 가지

첫 직원을 채용하면 기한이 붙은 의무가 한꺼번에 생깁니다.

• 근로계약서는 근로계약을 맺을 때 써서 근로자에게 주어야 합니다
• 4대보험은 보험별로 14일 또는 다음 달 15일까지 신고해야 합니다
• 원천세는 급여를 준 달의 다음 달 10일까지 신고·납부해야 합니다
• 급여를 줄 때마다 임금명세서를 교부해야 합니다
• 근로자명부와 임금대장을 만들어 3년간 보존해야 합니다

이 다섯 가지는 직원이 한 명이든 열 명이든 똑같이 적용됩니다.

무엇을 언제까지 해야 하나

채용 순서대로 정리하면 이렇습니다. 기한이 시작되는 기준일이 항목마다 다르다는 점이 실무에서 가장 자주 어긋나는 부분입니다.

사업자등록은 직원 채용과 직접 관련이 없어 보이지만 순서상 먼저입니다. 4대보험 사업장 성립신고와 원천세 신고 모두 사업자등록번호를 전제로 하기 때문입니다. 부가가치세법 제8조제1항은 “사업 개시일부터 20일 이내”라고 정하고 있고, 신규로 사업을 시작하려는 자는 개시일 전에도 신청할 수 있습니다.

근로계약서 작성과 교부는 별개 의무

근로기준법 제17조는 계약서에 임금, 계약서에 적는 근무시간(소정근로시간), 휴일, 연차 유급휴가, 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건을 밝혀 적으라고 합니다. 그중 임금의 구성항목·계산방법·지급방법과 소정근로시간·휴일·연차휴가가 적힌 서면은 근로자에게 건네주기까지 해야 합니다. 전자문서로 줘도 됩니다.

기간제근로자나 단시간근로자를 쓴다면 근로기준법만으로는 부족합니다. 기간제법이 근로계약기간, 취업의 장소와 종사하여야 할 업무를 따로 서면에 적으라고 하고, 단시간근로자에게는 근로일과 근로일별 근로시간까지 적으라고 합니다. 아르바이트 계약서에서 요일별 근무시간이 빠져 있는 경우가 많은데, 그 항목이 바로 여기서 요구하는 것입니다. (기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조)

필수 기재사항 하나하나와 위반 시 제재는 근로계약서 필수 기재사항과 과태료가 아닌 벌금에서 조문 단위로 다뤘습니다.

4대보험 신고 기한

“4대보험은 14일 이내”라고 외우는 경우가 많은데, 정확하지 않습니다. 네 보험의 근거 법령이 서로 달라 기한도 다릅니다.

신고서에는 보수월액, 그러니까 한 달에 받는 보수액을 적게 되어 있습니다. 그 금액으로 보험료가 얼마나 나오는지는 미리 확인해 두는 편이 낫습니다. 사업주 부담액은 4대보험 사업주 부담금 계산기에서 보험별로 나뉘어 나오고, 직원 급여에서 뗄 근로자 공제액은 직장인용 4대보험 계산기에서 따로 볼 수 있습니다.

4대보험 신고서는 네 개 법령의 시행규칙에 각각 같은 서식이 규정되어 있어, 어느 조문을 인용하든 같은 종이입니다.

서식과 기재 항목은 4대보험 사업장 적용·보험관계 성립 신고서와 4대보험 자격취득 신고서에 있습니다.

일용근로자를 쓰는 경우는 절차가 다릅니다. 매달 근로내용 확인신고서를 다음 달 15일까지 내면 고용보험 피보험자격 신고를 한 것으로 봅니다.

원천세는 직원 한 명부터

급여를 주면 그 순간부터 세금을 미리 떼어 대신 내 줄 의무가 생깁니다. 떼어 둔 소득세는 뗀 날이 속하는 달의 다음 달 10일까지 납부합니다. 지방소득세는 그 소득세의 100분의 10을 소득세와 같은 때에 함께 떼어 냅니다. (소득세법 제128조, 지방세법 제103조의13)

여기서 두 가지가 자주 빠집니다.

둘째, 지급명세서입니다. 전년도에 지급한 근로소득의 지급명세서는 다음 연도 3월 10일까지 제출합니다. 연말정산은 2월분 근로소득을 지급할 때 하고, 그 결과를 3월에 제출하는 순서입니다.

원천세 신고에 쓰는 서식은 원천징수이행상황신고서 한 장이고, 근로자에게 발급하는 서류는 근로소득 원천징수영수증입니다. 두 서류는 이름이 비슷하지만 내는 곳과 시점이 다릅니다.

임금명세서와 임금대장은 다른 서류

근로기준법 제48조는 한 조문 안에 서로 다른 두 의무를 담고 있습니다. 제1항의 임금대장은 사업장별로 작성해 임금을 지급할 때마다 적는 사업장 보관용 장부이고, 제2항의 임금명세서는 임금을 지급하는 때마다 근로자에게 서면으로 교부하는 개인용 서류입니다.

임금명세서에 넣어야 하는 항목은 여섯 가지입니다. 근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금지급일, 임금 총액, 구성항목별 금액, 구성항목별 금액이 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 경우의 계산방법, 그리고 공제 항목별 금액과 총액입니다. (근로기준법 시행령 제27조의2)

“계산방법”을 적지 않고 금액만 적은 명세서가 실무에서 가장 흔한 누락입니다.

두 서류의 차이와 흔한 혼동은 임금대장 서식 해설에서 비교표로 정리했습니다.

근로자명부와 3년 보존

회사는 사업장마다 근로자 명부를 만들어 이름, 생년월일, 이력 등을 적어야 합니다. 적어 둔 내용이 바뀌면 지체 없이 고쳐야 합니다. (근로기준법 제41조)

일용근로자라고 모두 빠지는 것은 아닙니다. 명부를 작성하지 않을 수 있는 사람은 사용기간이 30일 미만인 일용근로자뿐이고, 그마저도 의무가 없어질 뿐 작성해 두어도 됩니다. 사용기간이 30일 이상인 일용근로자는 명부에 올려야 합니다. (근로기준법 제41조제1항 단서, 같은 법 시행령 제21조)

제42조는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 합니다. 퇴사자의 서류를 퇴사와 동시에 폐기하는 관행이 있는데, 이 조문 위반입니다. 3년 동안 보존할 서류의 목록은 근로자 명부 서식 해설에서 확인하세요.

지키지 않으면 무엇이 붙나

제재의 종류가 항목마다 다릅니다. 벌금은 형사처벌이고 과태료는 행정질서벌이라 성격이 전혀 다른데, 한 덩어리로 “과태료”라고 알고 계신 경우가 많습니다.

5인 미만이어도 면제되지 않는 것

근로계약서, 임금명세서, 임금대장, 근로자명부, 4대보험 신고, 원천세는 전부 사업장 규모와 무관합니다. 최저임금과 퇴직금도 마찬가지입니다.

무엇이 빠지고 무엇이 남는지는 5인 미만 사업장에 적용되는 것과 안 되는 것에 조문별로 나와 있습니다.

이 글이 다루지 못하는 것

업종별 인허가와 개별 사업장의 특수한 신고 의무, 두루누리 사회보험료 지원이나 고용창출장려금 같은 지원 제도의 요건은 다루지 않았습니다. 식품접객업의 보건증, 건설업의 하수급인 사업주 인정 승인처럼 업종에 따라 붙는 절차는 별도로 확인해야 합니다. 지원 제도는 요건이 매년 조정되므로 근로복지공단이나 고용센터에서 현재 기준을 직접 확인하세요.

특정 사업장이 상시 5명 이상인지, 특정 계약이 근로계약인지 도급계약인지도 판단하지 않습니다. 사실관계를 따져야 하는 문제이며, 고용노동부 고객상담센터(1350)나 관할 지방고용노동관서에 문의하시는 편이 정확합니다.

인건비부터 계산해 보기

채용을 결정하기 전에 실제로 나갈 돈부터 확인하는 편이 낫습니다. 4대보험 사업주 부담금 계산기에 예정 급여를 넣으면 사업주 부담액과 급여를 합친 총부담이 나란히 나옵니다. 산재보험료율이 전 업종 평균인 업종이라면 4대보험 사업주 부담만 보수의 11%가 넘고, 퇴직급여 충당과 연차수당까지 더하면 계약 급여의 약 1.25배가 듭니다. 산재보험료율이 낮은 업종은 사업주 부담이 10% 남짓에서 시작합니다.

• 직원 한 명에 실제로 드는 돈: 급여 300만원일 때 총인건비 3,736,660원의 내역
• 근로계약서 필수 기재사항과 과태료가 아닌 벌금: 제17조 각 호와 제114조
• 5인 미만 사업장에 적용되는 것과 안 되는 것: 상시 근로자 수 산정 방법까지
• 세무·노무 법정 기한 캘린더: 연중 반복되는 기한을 월별로