급여명세서 교부는 법적 의무입니다

회사는 임금을 줄 때마다 근로자에게 급여명세서(임금명세서)를 서면으로 줘야 합니다.

위반하면 500만원 이하의 과태료 대상입니다. 실제 부과액은 1차 30만원, 2차 50만원, 3차 이상 100만원입니다.

상시 4명 이하 사업장도 그대로 적용됩니다. (근로기준법 제48조제2항, 제116조제2항제2호, 같은 법 시행령 [별표 7])

5인 미만 사업장도 임금명세서를 줘야 하나

별표 1의 임금 부분에는 적용되는 조문이 “제43조부터 제45조까지의 규정, 제47조부터 제49조까지의 규정”이라고 되어 있습니다. 임금명세서 조항인 제48조가 그 안에 들어 있습니다. 벌칙 부분에도 “제107조부터 제116조까지의 규정”이 있으므로 과태료 조항도 함께 적용됩니다.

제46조(휴업수당)가 목록에서 빠져 있는 것과 제48조가 들어 있는 것이 같은 문장 안에서 갈립니다. “5인 미만은 근로기준법이 거의 안 걸린다”는 인상만으로 판단하면 여기서 어긋납니다.

무엇을 적어야 하는가

기재사항은 근로기준법 시행령 제27조의2가 여섯 개로 정해 두었습니다.

연장근로수당 320,000원이라고만 쓰면 안 되고, 연장근로 시간 수와 그 금액이 어떻게 나왔는지 알 수 있어야 합니다. 제4호도 마찬가지로 “급여 3,000,000원” 한 줄이 아니라 기본급·식대·직책수당처럼 항목을 나눠 적어야 합니다.

제6호의 공제내역에는 4대보험료와 소득세·지방소득세가 들어갑니다. 다만 산재보험료는 전액 사업주 부담이라 공제 항목에 넣으면 안 됩니다. 근로자 급여에서 산재보험료를 떼고 있다면 그 자체가 별도의 문제입니다.

공제액이 맞는지 확인하려면 직장인용 4대보험 계산기에 월 보수액을 넣어 나오는 근로자 부담분과 비교해 보면 됩니다.

임금대장과 임금명세서는 어떻게 다른가

제48조는 두 개의 의무를 담고 있는데 자주 하나로 섞입니다.

임금대장에는 입사일, 맡은 업무, 근로일수, 근로시간까지 들어가서 명세서보다 항목이 많습니다. 다만 상시 4명 이하 사업장의 근로자와 근로시간·휴게·휴일 규정이 적용되지 않는 근로자(농림·축산·수산업 종사자, 감시·단속적 근로자 등)에 대해서는 근로시간과 연장·야간·휴일 근로시간을 적지 않아도 됩니다. (근로기준법 시행령 제27조제3항, 같은 법 제63조) 임금명세서 쪽에는 이런 규모별 예외가 없습니다.

과태료는 사업장당 한 번만 내나

시행령 [별표 7]의 개별기준은 이렇습니다.

이 금액은 한 번 내고 끝나지 않습니다. 정부 해석은 명세서를 줄 의무가 근로자 한 사람에 대해, 급여일마다 따로따로 생긴다고 봅니다. 위반이 여러 건이면 과태료도 건마다 매깁니다. (「임금명세서 미교부에 대한 과태료 산정 기준」, 질서위반행위규제법 제13조제2항)

500만원 이하라는 법정 상한도 한 건당 상한입니다. 이것을 사업장 전체의 “최대 500만원짜리 부담”으로 이해하고 방치하면 규모를 크게 잘못 잡게 됩니다.

가중과 감경 기준도 별표 7의 일반기준에 있습니다.

• 가중: 최근 1년간 같은 위반행위로 과태료 부과처분을 받은 경우에만 2차·3차 금액을 적용합니다. 기간은 처분을 받은 날과 그 처분 후 다시 같은 위반행위를 해 적발된 날을 기준으로 셉니다.
• 감경: 사소한 부주의나 오류로 인정되는 경우, 위반 상태를 시정하거나 해소하려 노력한 것이 인정되는 경우 등에는 과태료의 2분의 1 범위에서 줄여 부과할 수 있습니다. 과태료를 체납하고 있으면 감경받지 못합니다.

시정하려 노력한 사실도 감경 사유로 명시되어 있으니, 누락을 발견했다면 그대로 두는 것보다 즉시 교부 체계를 갖추는 편이 낫습니다.

카카오톡으로 보내도 되나

됩니다. 조문의 “서면” 뒤 괄호에 전자문서도 포함한다고 되어 있으니 종이로만 줘야 하는 것은 아닙니다. (근로기준법 제48조제2항)

형식이 무엇이든 제27조의2의 항목이 빠지면 “기재사항을 적지 않고 교부한 경우”에 해당해 1차 20만원 대상이 됩니다. 사내 시스템, 이메일, 메신저 어느 쪽이든 이 두 조건이 기준입니다.

이 글이 다루지 못하는 것

이 글은 “명세서에 무엇을 적어야 하는가”까지만 다룹니다. 어떤 금품이 임금인지, 어떤 수당이 통상임금에 들어가는지는 명칭이 아니라 지급 조건과 성격으로 판단하며 사업장마다 다릅니다.

질서위반행위규제법에 따른 과태료 부과 절차(사전통지·의견제출)와 이의제기도 다루지 않았습니다.

실제 부과 건수는 감독관이 판단합니다. 위 해석은 산정의 원칙을 밝힌 것이고, 개별 사건에서 몇 건으로 계산되는지는 조사 결과에 따라 달라집니다. 개별 사안에 대한 판단이 필요하면 고용노동부 고객상담센터(1350)나 관할 지방고용노동관서에 문의하세요.

임금대장 보존 기간은 다른 조문에 있습니다. 근로기준법 제42조가 임금대장을 포함한 중요한 서류의 보존 의무를 별도로 정하고 있고, 위반 시 과태료 기준도 별표 7에서 따로 규정됩니다.

계산해 보기

명세서에 적을 4대보험 공제내역이 맞는지는 직장인용 4대보험 계산기에 월 보수액을 넣어 보험별 근로자 부담분으로 확인할 수 있고, 사업주 부담분은 4대보험 사업주 부담금 계산기에서 따로 볼 수 있습니다. 소득세·지방소득세까지 포함한 공제 내역은 직장인용 연봉 실수령액 계산기에서, 사업주가 실제로 부담하는 총액은 직원 총인건비 계산기에서 볼 수 있습니다.

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